Van werkinstructie naar module: wat wel en niet geschikt is

Voordat je iets nieuws maakt, is het de moeite waard om te inventariseren wat er al ligt. In vrijwel elke organisatie bestaan werkinstructies, protocollen, handleidingen, presentaties van een vorige training en een map met documenten die iemand ooit heeft gemaakt. Dat is grondstof, geen lesmateriaal. Het verschil tussen die twee bepaalt hoeveel werk je nog voor de boeg hebt.

Waarom een werkinstructie geen module is

Een werkinstructie is geschreven voor iemand die het werk al kent en even iets moet nazoeken. De volgorde is die van de handeling, niet die van het leren. Er staat wat er moet gebeuren en zelden waarom, want dat weet de lezer verondersteld te worden.

Een module is geschreven voor iemand die het nog niet kan. Die heeft context nodig, een reden, een voorbeeld van wat er misgaat als het niet zo gebeurt en gelegenheid om te oefenen. Dezelfde inhoud, andere opbouw.

De praktische vertaling: gebruik de werkinstructie als bron voor de feiten en schrijf de module zelf. Een instructie die je ongewijzigd in een leeromgeving zet, is geen opleiding maar een verhuizing.

De toets: herhaalt het zich en is het van jou?

Niet alles hoort in een interne academie. Twee vragen zeven het meeste eruit.

Herhaalt het zich? Kennis die je één keer per jaar aan één persoon overdraagt, leg je niet vast in een module. Dat kost meer uren dan het bespaart. Kennis die elke nieuwe medewerker nodig heeft, of die jaarlijks opgefrist moet worden, is precies wat je wel vastlegt.

Is het specifiek voor jouw organisatie? Algemene vakkennis kun je inkopen en dan is dat meestal ook goedkoper. Alles wat over jouw machines, systemen, klanten, protocollen of veiligheidsregels gaat, staat in geen enkele externe cursus. Dat is de inhoud waar eigen materiaal onverslaanbaar in is. De afweging tussen die routes staat in Zelf opleiden of cursussen inkopen.

Blijft er na deze twee vragen weinig over, dan is dat een nuttige uitkomst. Het scheelt je honderd ontwikkeluren.

Knip het op tot iets wat af kan komen

De grootste fout bij een eerste module is dat hij te groot wordt. Iemand begint met inwerken en eindigt met een programma dat het hele vak beslaat. Dat komt nooit af, want er is altijd nog een onderwerp dat erbij hoort.

Werk daarom vanuit een taak, niet vanuit een vakgebied. Niet "veilig werken" maar "wat je doet voordat je de heftruck start". Niet "klantcontact" maar "hoe je een klacht over een te late levering afhandelt". Een module over een taak is af als de taak beschreven is. Dat is een grens die je kunt zien.

Een bruikbare maat: een deelnemer moet het in één zitting kunnen doen. Wordt het langer, dan splits je het. Losse onderdelen zijn ook makkelijker te onderhouden, want als er iets verandert hoef je niet het hele programma na te lopen. Dat scheelt onderhoudsuren, de post die volgens Een academie die niet verstoft het vaakst uit de hand loopt.

Wat er in elke module hoort

Ongeacht het onderwerp zijn er vier onderdelen die het verschil maken tussen materiaal dat blijft hangen en materiaal dat wordt weggeklikt.

1. Waarom dit ertoe doet. Eén alinea, met een concreet gevolg. Wat er gebeurt als het niet zo gebeurt, liefst met een voorbeeld uit je eigen organisatie.
2. De handeling zelf, in de volgorde waarin je hem uitvoert, met de valkuilen op de plek waar ze zich voordoen.
3. Iets om te doen. Een vraag, een casus, een opdracht op de werkvloer. Zonder dat is het lezen en geen leren.
4. Waar je terecht kunt. Wie de vraag beantwoordt als de deelnemer er niet uitkomt, met naam of functie.

Dat laatste punt wordt structureel vergeten, terwijl het weinig kost en veel oplevert. Een module zonder aanspreekpunt suggereert dat vragen niet de bedoeling zijn.

Vorm: kies wat je kunt onderhouden

De vorm mag saai zijn als de inhoud klopt. Tekst met foto's is prima en vaak beter dan video, om één reden: als de werkwijze verandert, pas je een alinea aan in vijf minuten. Bij video moet je opnieuw opnemen. Dan is de kans groot dat het niet gebeurt.

Gebruik video voor wat je moet zien: een handeling, een houding, een machine in bedrijf. Gebruik foto's van je eigen werkplek, niet van een stockbeeldbank, want herkenbaarheid is de helft van het effect. En houd de opnames kort, zodat een wijziging niet meteen een hele opnamedag betekent.

Begin bij het onderwerp waar de meeste vragen over binnenkomen

Als je niet weet waar je moet beginnen, kijk dan naar welke vragen leidinggevenden of collega's het vaakst krijgen. Daar zit een gat in de kennisoverdracht, daar is het rendement van vastleggen het hoogst en daar is het draagvlak het grootst, omdat iedereen het probleem herkent. Bij een eerste module is dat laatste net zo belangrijk als de inhoud.