Wat een interne academie werkelijk kost

Vraag drie leveranciers van een leeromgeving om een prijs en je krijgt drie bedragen per gebruiker per jaar. Die bedragen zijn goed vergelijkbaar en ze zijn ook grotendeels irrelevant, want het platform is bijna nooit de post waar een interne academie op stukloopt. De kosten die ertoe doen zijn de uren van je eigen mensen. Die verschijnen op geen enkele offerte.

Vijf posten en maar één ervan is een factuur

Wie de totale kosten van opleiden in eigen beheer wil kennen, moet vijf dingen optellen.

De ontwikkeluren. Iemand moet bedenken wat er in de module hoort, het opschrijven, opnemen of vastleggen en het daarna nakijken met iemand die het vak kent. Dit is de grootste post en het is een eenmalige post per module.

De uren van de deelnemers. Elke medewerker die het doorloopt is die tijd niet aan het werk. Bij vijftig medewerkers en twee uur per persoon staat er honderd uur op de teller, elk jaar opnieuw.

Het onderhoud. Regels veranderen, systemen worden vervangen, de werkwijze wordt aangepast. Materiaal dat niet klopt is erger dan geen materiaal, dus dit is geen post die je kunt schrappen. Meer daarover in Een academie die niet verstoft.

De begeleiding. Iemand beantwoordt vragen, houdt bij wie het af heeft en spreekt mensen aan die achterlopen. Dat is werk, ook als het bij niemand in de functiebeschrijving staat.

De techniek. De leeromgeving, de licenties, eventueel een camera of een microfoon. Dit is de enige post met een factuur en meestal de kleinste van de vijf. Wat er in die post zit en waar de rekening van een leerplatform vandaan komt, is apart uitgesplitst.

Waarom de ontwikkeluren tegenvallen

De inschatting van ontwikkeltijd gaat bijna altijd mis op dezelfde manier. Iemand denkt aan de tijd die het kost om het verhaal één keer te vertellen, want dat kan de expert in een uur. De uren gaan alleen niet zitten in het vertellen, maar in het ordenen. Van kennis die iemand al twintig jaar toepast een uitlegbare volgorde maken is het echte werk. Dat is precies het deel waar de expert geen ervaring mee heeft.

Reken daarom niet in lesuren maar in werkpakketten: de opzet bepalen, per onderdeel de inhoud verzamelen, het geheel schrijven, opnemen of vastleggen, laten nakijken door een tweede vakgenoot, verwerken van commentaar en klaarzetten. Bij elk van die stappen hoort een naam en een aantal uren. Een schatting die uit zeven regels bestaat is beter te verdedigen dan een schatting die uit één regel bestaat, ook als het totaal hetzelfde is.

Wees ook eerlijk over wat er misgaat. De eerste module kost meer uren dan de tweede, want in de eerste zit al het uitzoekwerk over de vorm. Wie dat verschil in de begroting zet, hoeft later niet uit te leggen waarom module twee ineens goedkoper was dan begroot.

Het uurtarief dat je gebruikt

Voor de uren van medewerkers gebruik je de interne kosten per uur: bruto loon plus werkgeverslasten, gedeeld door het aantal productieve uren. Dat is geen commercieel tarief en het is ook niet het bedrag dat je een klant rekent. Wie het commerciële tarief invult, krijgt een businesscase die er indrukwekkend uitziet en bij de eerste kritische vraag in elkaar zakt.

Voor de ontwikkelaar ligt het anders. Maakt een eigen medewerker het materiaal, dan geldt hetzelfde interne uurtarief. Huur je een freelancer in, dan is het gewoon de factuur. Dan hoort er ook een afspraak bij over het auteursrecht. Dat is geen detail: zonder schriftelijke overdracht blijven de rechten bij de maker. Zie Van wie is het lesmateriaal.

Kosten per medewerker, het getal dat blijft hangen

Bestuurders rekenen in kosten per medewerker. Voor een externe cursus is dat getal makkelijk: de factuur gedeeld door het aantal deelnemers. Voor eigen beheer moet je het uitsmeren. Daarbij maakt de gekozen periode enorm veel verschil. Dezelfde module kost per medewerker drie keer zoveel als je hem over één jaar afschrijft in plaats van over drie.

Kies daarom een periode die je kunt onderbouwen en zeg erbij waarom. Een module over je eigen werkwijze gaat mee tot de werkwijze verandert. Een module over wetgeving gaat mee tot de wet verandert. Als je niet kunt uitleggen waarom je drie jaar rekent, reken dan twee. De rekenhulp laat de kosten per medewerker voor beide routes naast elkaar zien, inclusief de periode die je zelf kiest.

Wat er tegenover staat

Een eerlijke kostenberekening laat ook zien wat je ervoor terugkrijgt, zonder dat er percentages bij verzonnen worden. Materiaal in eigen beheer levert drie dingen op die een externe cursus niet levert: het gaat over jouw situatie, je kunt het aanpassen op de dag dat er iets verandert en je kunt aantonen wie wat wanneer gedaan heeft. Dat laatste is in sectoren met een keurmerk of een inspectie vaak de doorslaggevende reden, los van de kosten. Wat daarbij komt kijken staat in Aantoonbaarheid: wat een auditor wil zien.

Wat er niet tegenover staat is een lager opleidingsbudget in jaar één. Dat kan een organisatie prima hebben, als het maar van tevoren gezegd is.