Zelf opleiden of cursussen inkopen: waar de rekening kantelt

De keuze tussen cursussen inkopen en zelf opleiden wordt in veel organisaties gepresenteerd als een principekwestie. De ene kant zegt dat je opleiden aan professionals moet overlaten, de andere kant zegt dat niemand het werk beter kent dan de mensen die het doen. Allebei hebben ze een punt en allebei helpen ze je niet verder. De vraag is namelijk niet welke route beter is, maar vanaf welk moment de ene goedkoper wordt dan de andere.

Twee kostenpatronen die niet op elkaar lijken

Een externe cursus heeft een kostenpatroon dat lineair meeloopt met het aantal deelnemers. Twintig medewerkers kosten twee keer zoveel als tien. Er is geen investering vooraf, er is geen restwaarde achteraf en de post is elk jaar opnieuw even hoog. Voor een controller is dat aantrekkelijk, want het is voorspelbaar en het staat netjes in de begroting.

Materiaal in eigen beheer heeft het omgekeerde patroon. Je betaalt vrijwel alles voordat de eerste medewerker iets geleerd heeft: schrijven, opnemen, nakijken, klaarzetten. Daarna kost een extra deelnemer bijna niets. Het bedrag dat je vooraf uitgeeft is bovendien meestal geen factuur maar een stapel uren van eigen mensen. Juist die uren blijven in de meeste berekeningen buiten beeld.

Die twee patronen kruisen elkaar ergens. Links van dat snijpunt is inkopen goedkoper, rechts ervan is eigen beheer goedkoper. Al het andere in deze discussie, van kwaliteit tot didactiek, is pas relevant als je weet aan welke kant van het snijpunt je zit.

De vier getallen die het verschil maken

Je hebt er niet meer dan vier nodig om een eerste indruk te krijgen.

1. Het aantal medewerkers dat de opleiding per jaar volgt. Niet het aantal medewerkers in dienst, maar het aantal dat het daadwerkelijk doorloopt: nieuwe mensen, herhalingen, doorstromers.
2. De prijs per deelnemer bij de externe cursus. Inclusief de kosten die eromheen hangen, zoals reiskosten en examengeld.
3. De uren die een medewerker kwijt is. Een cursusdag van zeven uur met reistijd erbij is al snel negen uur waarin iemand niet aan het werk is. Een module in eigen beheer die tussendoor te doen is kost er misschien twee.
4. De uren die het maken van je eigen versie kost. Dit is het getal waar mensen het meest naast zitten, meestal naar beneden.

Met die vier getallen zet je de twee lijnen naast elkaar. Vul ze in bij de rekenhulp en je ziet meteen vanaf hoeveel medewerkers per jaar de rekening kantelt en hoelang je erover doet om de ontwikkeluren terug te verdienen.

Waarom de uren van medewerkers meetellen

Er is een goede reden om de uren van deelnemers in de som te zetten en een goede reden om het niet te doen. Ze tellen mee omdat een dag opleiding een dag is waarin het werk blijft liggen of door iemand anders gedaan wordt. In de zorg, de techniek en de logistiek zijn dat geen theoretische kosten maar inhuur, overwerk of een vertraagde levering.

Ze tellen niet mee als je alleen naar de kasstroom kijkt. De uren staan niet op een factuur en het budget van de opleidingspost verandert er niet door. Wie zijn businesscase op verletkosten bouwt en daar geen concrete besparing tegenover kan zetten, krijgt van een financieel directeur terecht de vraag welke rekening er precies lager wordt.

De praktische oplossing is om beide te laten zien. Reken de som één keer met de uren erin en één keer met de uurbedragen op nul. Het eerste getal is het totale beslag op de organisatie, het tweede is wat er daadwerkelijk de deur uit gaat. In de rekenhulp kun je die tweede variant maken door de bedragen per uur op nul te zetten.

Wanneer inkopen gewoon verstandiger is

Zelf maken is geen doel. Er zijn situaties waarin het aantoonbaar de duurdere route is en die herken je aan drie dingen.

• Het gaat om weinig mensen. Vier medewerkers per jaar rechtvaardigen zelden honderd ontwikkeluren.
• De kennis ligt buiten je vak. Een cursus over nieuwe wetgeving of over een softwarepakket van een leverancier houd je nooit actueel. Iemand anders doet dat voor honderden klanten tegelijk en verdeelt die kosten.
• Er hoort een erkend certificaat bij. Als een keurmerk of een branchediploma vereist dat een erkende opleider het examen afneemt, is de vraag niet wat het kost maar wie het mag doen.

Voor alles wat specifiek is voor jouw organisatie geldt het omgekeerde. Je eigen werkwijze, je eigen systemen, je eigen veiligheidsregels en je eigen klantafspraken staan in geen enkele externe cursus. Juist die inhoud herhaal je elk jaar bij elke nieuwe medewerker. Dat is het materiaal dat zich terugverdient. Hoe je bepaalt of het aan die voorwaarde voldoet, staat in Van werkinstructie naar module.

Wat je nu kunt doen

Neem één opleiding die je nu inkoopt en waarvan je zeker weet dat je hem volgend jaar weer inkoopt. Zoek de factuur van vorig jaar op, tel het aantal deelnemers, schat de uren en reken het door. Kom je uit boven het omslagpunt, dan heb je een concreet voorstel in plaats van een principediscussie. Kom je eronder, dan heb je een even bruikbare uitkomst, want dan weet je dat je die cursus gewoon moet blijven inkopen.

Wat de drie routes verder van elkaar onderscheidt, van doorlooptijd tot eigenaarschap van het materiaal, staat naast elkaar op de pagina vergelijking. Wat het maken in de praktijk kost, staat in Wat een interne academie werkelijk kost.